Нестандартные ситуации

А. Ильина, эксперт ПБ

Вопросы, связанные с отпуском, наш журнал освещал не раз. Но эта проблема для многих бухгалтеров по-прежнему остается актуальной. О чем свидетельствуют и новые письма, выходящие из-под пера сотрудников Минфина.

Довольно часто случаeтся, что человек, уходя в очередной отпуск, просит начальство дать ему на это время подработку. Причина понятна – деньги. Другая ситуация: в связи с производственной необходимостью сотрудник срочно понадобился на рабочем месте. В таких случаях многие компании заключают с работником договор подряда на время его нахождения в отпуске. В результате и администрация довольна, и сотрудник не внакладе. А вот бухгалтеру придется задуматься: можно ли отнести выплаты по договору подряда, заключенному с работником, к расходам, уменьшающим базу по налогу на прибыль?

Подсказка от Минфина

Финансисты однозначно отвечают на этот вопрос. Они говорят, что компания не вправе относить такие траты ни к одному из видов расходов. Чиновники объясняют свою позицию тем, что в составе затрат на оплату труда уже учтены начисленные этому работнику отпускные (письма Минфина России от 6 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/234, от 6 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/26).

Однако cпециалисты финансового ведомства сами подсказали выход из сложившейся ситуации. Они указали, что Трудовой кодекс предусматривает различные варианты решения проблем, связанных с производственной необходимостью. Такие, как перенесение отпуска, разделение его на части, замена дополнительного отпуска денежной компенсацией, а также отзыв из отпуска с предоставлением последующих отгулов (об этом мы расскажем на стр. 52).

Выплачиваем компенсацию

Наибольший интерес из перечисленных ситуаций представляет замена отпуска денежной компенсацией. Об этом мы писали в майском номере журнала за 2005 год («Предоставьте отпуск рублем», стр. 43). Поэтому подробно рассматривать такую ситуацию не будем. Отметим только, что до сих пор обсуждается вопрос: облагать компенсации ЕСН или нет. Если раньше фирма могла избежать лишних трат хотя бы с помощью суда (например, постановление ФАС Уральского округа от 8 июня 2004 г. по делу № Ф09-2284/04-АК), то теперь это вряд ли ей удастся. Минфин занял твердую позицию: денежная компенсация за неиспользованный отпуск, превышающий 28 дней, ЕСН облагается (письмо Минфина России от 8 февраля 2006 г. № 03-05-02-04/13). Чиновники аргументировали свое мнение так. Компенсация за часть отпуска, превышающую 28 дней, включается в состав расходов на оплату труда и поэтому уменьшает базу по налогу на прибыль (п. 3 ст. 236 НК РФ). А значит, она должна облагаться единым налогом.

Теперь рассмотрим случаи, в которых у бухгалтера могут возникнуть затруднения при расчете отпускных.

Дополнительный отпуск

В начале этого года финансовые работники разрешили фирмам в полном объеме включать в расходы оплату дополнительного отпуска за ненормируемый рабочий день (письмо от 13 января 2006 г. № 03-03-04/2/5). Однако чиновники поставили условие: обязательное соблюдение норм Трудового кодекса (ст. 119). То есть такой отпуск должен продолжаться не менее трех дней. Минфиновцы сослались на то, что предоставление отпуска за ненормируемый рабочий день является существенным условием договора. Если такой пункт прописан в трудовом договоре или правилах внутреннего распорядка организации, то этого достаточно для того, чтобы упомянутые затраты снижали базу по налогу на прибыль.

Также сотрудники Минфина разъяснили вопрос, касающийся отнесения расходов по дополнительным отпускам при многосменном режиме. В частности, они написали, что эти траты включаются в расходы на оплату труда. Но только с тем условием, что предоставление дополнительных отпусков предусмотрено коллективным договором или, например, приказом по фирме (письмо Минфина России от 27 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/143).

Гуляем за свой счет

Еще одним спорным моментом, с которым часто сталкиваются бухгалтеры, является вычет по НДФЛ в ситуации, когда работник берет отпуск за свой счет. Так, чиновники утверждали, что вычеты предоставляются работнику только за тот период, в котором у него был доход (письмо Минфина России от 7 октября 2004 г. № 03-05-01-04/41). Поэтому стандартный налоговый вычет не накапливается в течение налогового периода и не подлежит суммированию нарастающим итогом при отсутствии налоговой базы за отдельные месяцы. В конце 2005 года с ними согласились и налоговики: «стандартный налоговый вычет не предоставляется в случае отсутствия выплат за данный месяц» – констатировали они (письмо ФНС России от 31 октября 2005 г. № 04-1-02/844@).

Несложные расчеты

Часто бывает, что сотрудник перед уходом в отпуск болел или брал отпуск за свой счет. В этом случае расчетный период отработан им не полностью. На вопрос, как рассчитывать отпускные в подобных ситуациях, Трудовой кодекс ответа не дает. Здесь нужно руководствоваться Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213 (далее – Положение).

Например, количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается так (п. 9 Положения):

Количество рабочих дней, приходящихся на отработанное время по пятидневной рабочей неделе х 1.4 = Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время

А в случае увеличения оплаты труда в расчетном периоде, зарплата за это время умножается на коэффициент повышения окладов. Так, если сотрудник идет в отпуск в июле, а с мая его оклад повысили с 5000 до 6000 рублей, то апрельский заработок нужно увеличить в 1,2 раза (6000 : 5000).

Пример

Работник ООО «Малахит» Павлов уходит в отпуск 1 июня 2006 года на 28 календарных дней. Месячный оклад работника с января по март 2006 года был равен 15 000 руб. С апреля ему установлен оклад в размере 18 000 руб. В расчетный период для определения отпускных вошли три месяца: март, апрель и май.

Для расчета отпускных зарплата работника за март должна быть увеличена в 1,2 раза (18 000 руб./ 15 000 руб.).

Апрель и май отработаны Павловым полностью, а в марте он проболел с 20-го по 24-е число включительно, то есть пять рабочих дней. Всего в марте 22 рабочих дня. Таким образом, на отработанное время приходится 17 рабочих дней (22 – 5).

Заработок Павлова за март для оплаты отпускных бухгалтер «Малахита» рассчитал следующим образом:

15 000 руб. x 1,2 : 22 дн. x 17 дн. = 13 909 руб.

Продолжительность расчетного периода для исчисления отпуска была рассчитана так:

17 дн. x 1,4 + 29,6 дн. x 2 мес. = 83 дн.

Общая сумма начислений за расчетный период составила:

13 909 руб. + 18 000 руб. + 18 000 руб. = 49 909 руб.

Средний дневной заработок Павлова для определения отпуска бухгалтер «Малахита» посчитал так:

49 909 руб. : 83 дн. = 601 руб.

Размер отпускных составит:

601 руб. x 28 дн. = 16 828 руб.

внимание

При разделении отпуска не забывайте о том, что хотя бы одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Остальную часть отпуска можно дробить как угодно, но по согласованию с руководством компании.