Лучше подарить, чем наградить

Снизить «текучку» кадров и удержать в штате квалифицированных сотрудников помогает система премирования. Причем в последнее время все большее распространение получают системы поощрения, в которые помимо материальных стимулов входят еще и нематериальные. Например, объявление благодарности, награждение почетной грамотой или медалью. Но тот факт, что работнику не выплачиваются деньги, вовсе не означает отсутствия налоговых проблем.

М.А. Щербакова, эксперт «УНП», И.А. Мучичка, старший юрист отдела налогообложения и налоговых споров департамента правового консультирования АКГ «Развитие бизнес-систем»

Сколько стоит медаль

При любом премировании сотрудников первый вопрос, который возникает у бухгалтера, связан с начислением НДФЛ. И если при денежных выплатах все достаточно просто, то с нематериальными поощрениями ситуация несколько запутаннее. Так, с одной стороны, при определении налоговой базы по НДФЛ положено учесть все доходы налогоплательщика. При этом не важно, в какой форме - денежной, натуральной или в виде материальной выгоды - эти доходы получены (ст. 210 НК РФ).

Очевидно, что награждение медалями, знаками отличия, почетными грамотами и объявление благодарностей носит неденежный характер. Но ведь организация тратит деньги на приобретение самих бланков грамот, благодарностей, а также на изготовление медалей. А значит, у этих предметов есть стоимость. Следовательно, формально вручение таких предметов работнику означает возникновение у него дохода в натуральной форме.

Признаки натуральности

Но на самом деле вручение грамот и медалей нельзя считать доходом работника. И тому есть сразу несколько подтверждений. Во-первых, как следует из самого названия налога, им облагаются именно доходы физических лиц. А согласно статье 41 Налогового кодекса, доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить.

При награждении медалью или почетной грамотой у работника не возникает какой-либо экономической выгоды. И уж тем более такую «выгоду» нельзя измерить и оценить. Ведь смысл нематериального поощрения как раз и состоит в том, что грамота или медаль вручается конкретному человеку, тесно связана с его личностью. И сама по себе медаль или грамота какой-либо товарной ценности не имеет.

Во-вторых, перечень доходов, полученных в натуральной форме, приведен в статье 211 Налогового кодекса. К ним относится оплата за налогоплательщика организациями или индивидуальными предпринимателями товаров или имущественных прав в интересах налогоплательщика. То есть у доходов в натуральной форме есть два признака: он выплачивается в интересах работника и носит безвозмездный характер.

Но награждение медалью производится не в интересах работника, а в интересах работодателя. Именно работодатель заинтересован наградить того или иного сотрудника, дабы сохранить или повысить его мотивацию к труду.

Кроме того, награждение применяется именно за заслуги работника - безупречное выполнение трудовых обязанностей, высокую производительность труда, длительную работу в данной организации. А значит, награждение медалями и грамотами носит вовсе не безвозмездный характер. Таким образом, выдача медали и почетной грамоты не подпадает под определение дохода в натуральной форме.

В-третьих, виды поощрений работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, перечислены в главе 30 «Дисциплина труда» Трудового кодекса. В том числе Трудовой кодекс говорит и о возможности награждения сотрудников почетными грамотами (ст. 191 ТК РФ). А если учесть, что перечень видов поощрения открыт, то работодатель в правилах внутреннего трудового распорядка или в коллективном договоре может предусмотреть и другие виды поощрений. Например, награждение медалями.

Как видим, награждение медалями и грамотами относится к сфере дисциплины труда, а не к сфере его оплаты. А значит, награждение медалью или грамотой нельзя считать оплатой труда в натуральной форме.

Наконец, по своему назначению медали и почетные грамоты являются формой поощрения работника. Но поощрение это носит моральный, а не материальный характер. Следовательно, включать стоимость затрат, понесенных работодателем при таком поощрении, в доход работника просто нелогично.

Обойдемся без споров

Но если просто не удержать налог при выдаче почетной грамоты или награждении медалью, то вполне возможен конфликт с налоговой. И такой конфликт чреват штрафом по статье 123 НК РФ за неисполнение обязанностей налогового агента. Сумма штрафа - 20 процентов от неудержанной суммы налога. В данном случае это, конечно, немного. Ведь грамота или медаль стоит не так уж дорого. Но если учесть, что штраф берется за каждый случай неудержания налога, а наградить работодатель может далеко не одного сотрудника, то сумма санкций может «набежать» весьма внушительная. И тогда работодателю придется решить: платить штраф или отстаивать свою правоту в суде.

В то же время есть способ не начислять налог и не спорить с налоговиками. Для этого надо оформить награждение медалями и грамотами как выдачу подарков.

В таком случае работодатель получит право не облагать НДФЛ стоимость подарка на основании пункта 28 статьи 217 НК РФ. А так как прямо в этой статье о выдаче медалей не упоминается, то о подарочном характере награды надо указать во внутренних документах организации. Например, в приказе о выдаче медали или почетной грамоты можно прямо написать, что это подарок. Тогда такой доход работника будет освобожден от налога на доходы физлиц.

Правда, стоимость подарков за календарный год не должна превысить 2000 рублей. Также при учете награждений медалями в качестве подарка необходимо отразить их стоимость в справке по форме № 2-НДФЛ, которую организации предоставляют в налоговые органы.

Совсем не социальный

Но помимо НДФЛ на выплаты сотрудникам начисляется и еще один налог - ЕСН. Как быть с ним при выдаче нематериальных поощрений? По нашему мнению, стоимость медалей и грамот не может входить в объект обложения этим налогом. Дело в том, что, согласно статье 236 НК РФ, объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым договорам. А как мы уже выяснили, медали и почетные грамоты нельзя считать оплатой труда в натуральной форме. Следовательно, они не являются выплатами или вознаграждениями по трудовому договору.

В то же время при проверке налоговики могут отнести такие поощрения к «иным вознаграждениям». Тем более что выдаются медали и грамоты сотрудникам, а значит, вознаграждение происходит в рамках трудового договора.

Чтобы избежать спора и в этом случае, лучше оформить выдачу медалей и грамот как подарок, указав на это в приказе о поощрении. Это позволит организации на законных основаниях не начислять единый социальный налог. Ведь пункт 16 статьи 270 НК РФ запрещает учитывать при налогообложении прибыли расходы, связанные с безвозмездной передачей имущества. А если расходы не учитываются при налогообложении прибыли, то и ЕСН на них не начисляется (п. 3 ст. 236 НК РФ). Кроме того, можно сослаться и на пункт 21 статьи 270 НК РФ, который запрещает учитывать в расходах любые вознаграждения сотрудникам помимо тех, что указаны в трудовом договоре. Поэтому если в трудовом договоре ни слова не говорится о наградах, то и ЕСН начислять не надо.