Ищем сотрудника, чтобы сэкономить на налогах

Оксана Харитонова, эксперт «Консультанта»

Август и сентябрь – это месяцы активной текучести кадров на предприятиях. Оно и понятно: человек за время отпуска отдохнул, набрался новых сил, но вдруг осознал, что хочет перемен в работе. В принципе, процесс положительный, но сколько проблем он приносит компании. Ведь помимо того, что нужно найти новых сотрудников, бухгалтерия должна позаботиться о том, как грамотно оформить затраты, связанные с их подбором.

Заниматься поиском сотрудников компания может самостоятельно. Но есть и другой вариант – воспользоваться услугами рекрутинговых агентств. Их работа далеко не бесплатна. Затраты фирмы при наборе персонала (в том числе оплату услуг кадровых агентств), отражают в бухгалтерском учете в составе расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете – в составе прочих расходов.

На «нет» и суда нет – позиция проверяющих…

Успех фирмы – во многом заслуга персонала. Хорошие руководители лучше остальных знают об этом и непрерывно ищут грамотных специалистов. Однако поиск подходящих кадров далеко не всегда венчается успехом. Жаль, когда на это потрачены деньги (как правило, на оплату услуг кадровых агентств). Но «финансовых затрат» порой добавляют еще налоговые инспекторы, которые запрещают отражать в налоговом учете подобные расходы. То есть те «кадровые» расходы, которые к положительному результату не привели – на фирму никто так и не устроился.

Если фирма сотрудников на работу не приняла, то такие затраты в состав прочих расходов не включаются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают. Это сказано в Методических рекомендациях по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса (утвержденных приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. № БГ-3-02/729). По мнению налоговых органов, в этой ситуации они не считаются «экономически оправданными».

Глава 25 Налогового кодекса, посвященная налогу на прибыль, признает затраты на подбор персонала в полном объеме. Они входят в состав прочих расходов (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ). Как сказано выше, ко всем затратам, уменьшающим налог на прибыль, кодекс предъявляет два требования: они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Споры возникают именно вокруг «экономической оправданности». Причина в том, что Налоговый кодекс не дает расшифровки этого термина и все понимают его по-своему.

Контролеры придерживаются мнения, что если кандидаты фирме не подошли, то затраты на их поиск нецелесообразны. Ведь деньги потрачены впустую.

Логика налоговых органов односложна: в налоговом учете нельзя отражать затраты, которые не принесли фирме ожидаемого эффекта. Но, если продолжить мысль в этом же ключе, то теоретически инспекторы могут требовать исключить из состава «налоговых» затрат расходы на уплату штрафов за нарушение договора с партнером. Хотя такие расходы и прямо поименованы в кодексе.

Учесть затраты на подбор кадров работники налоговой службы разрешат только в том случае, если компания примет кого-нибудь на работу. Иными словами, для проверяющих факт приема сотрудника – это условие принятия к учету затрат. Хотя кодекс этого требования не содержит. Таким образом, контролирующие органы устанавливают дополнительное ограничение для признания затрат в налоговом учете. А на это налоговое ведомство права не имеет (оно есть только у законотворцев).

Что касается экономической оправданности подобных затрат, то она, несомненно, есть.

Целесообразность заключается в самом поиске сотрудников, без которых фирма нормально работать не может. Ведь, чтобы у компании были хорошие специалисты, их надо прежде всего найти. Для этого и обращаются в рекрутинговые организации, услуги которых не бесплатны…

Если же вам предстоит добиваться справедливости в суде, акцентировать внимание следует именно на отсутствии в Налоговом кодексе ограничений по признанию расходов на подбор персонала.

Мудрые советы: как отвлечь внимание инспектора

Раз налоговые инспекторы настаивают на своем, пойдите им навстречу. Оформите на работу любого (пусть даже несуществующего человека), а через некоторое время увольте.

Разумеется, прием и увольнение будут только формальными. Руководитель подпишет приказы о приеме на работу и увольнении, а бухгалтер составит трудовой договор.

К примеру, если «кадровые» затраты у компании были в августе, подготовьте этим месяцем документы, по которым человек вышел на работу. А скажем, октябрем составьте приказ о его увольнении. Причина – не прошел испытательный срок. Инспектору в этом случае возразить будет нечего. Ведь все их даже завышенные требования выполнены.

Есть еще один вариант. В договоре на поиск кадров можно добавить пункты, где будет сказано, что агентство оказывает еще какие-нибудь другие сопутствующие услуги, например «консультационные услуги по подбору персонала». Тогда у компании появится дополнительное основание отразить в налоговом учете затраты по договору – как консультационные расходы (подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как правило, ради клиентов рекрутинговые фирмы готовы исполнить эту небольшую просьбу. Тем более что их интересы от этого никак не пострадают.

Заключая договор с агентством, будьте внимательны. Могут возникнуть сложности, если он предусматривает «бесплатный поиск» нового работника взамен того, который, к примеру, не прошел испытательный срок.

Такую формулировку проверяющие иногда расценивают как безвозмездное оказание услуг. Они, как известно, являются внереализационными доходами. Поэтому инспекция будет настаивать на том, чтобы фирма, получив нового кандидата «даром», заплатила налог с рыночной стоимости услуг по поиску этого работника.

Избежать этого можно, если включить в договор, например, такой пункт:

«В стоимость вознаграждения агентства также включена стоимость подбора аналитической информации по рынку труда, консультации по кадровому делопроизводству. Расходы на замену работника, не прошедшего испытательный срок, включены в стоимость вознаграждения агентства».

Мнение

Каждый четвертый настаивает на смене формулировок

Екатерина Степанова , менеджер по PR и рекламе КА « CT Personnel »:

«Кадровые агентства достаточно часто сталкиваются с ситуациями, когда компания-заказчик просит внести какие-либо изменения в договор. Как показывает опыт работы нашей фирмы, примерно каждый четвертый клиент заинтересован в замене формулировок некоторых статей контракта. Например, иногда просят переписать фразу «услуги по подбору персонала» на «консультационные услуги». Для нас это непринципиально, и обычно мы идем навстречу клиенту. А вот к пункту, в котором агентство дает гарантии сделать бесплатную замену сотрудника в течение трех месяцев, претензий пока не было. Клиентов удовлетворяет формулировка: «В случае увольнения специалиста в течение испытательного срока с момента фактического выхода кандидата на работу Исполнитель обязуется безвозмездно оказать услуги по однократной равноценной замене не удовлетворившего Заказчика кандидата».

Также наше агентство предоставляет дополнительные, «бонусные» услуги. Например, мы обязуемся давать рекламные объявления о поиске работы в специализированных СМИ и прописываем это в договоре. Должна отметить, что с этим пунктом иногда возникают проблемы. Заказчики просят исключить его из договора, аргументируя свое желание следующим: затраты на рекламные расходы вызывают дополнительные нарекания со стороны налоговых инспекторов. Механизм подбора персонала работает так: агентство по договоренности с компанией за свой счет дает рекламно-информационные объявления в сети Интернет и в прессе. При этом оно сокращает возможные издержки клиента, так как использует свои скидки на рекламу. Эти услуги контролеры могут счесть внереализационными доходами заказчика. Поэтому в договоре чаще всего приходится оговаривать, что все услуги, которые предоставляет кадровое агентство, включены в последующее вознаграждение».